Was ein Personalvermittler übernimmt, welche Pflichten beim Arbeitgeber bleiben, wer ihn bezahlt und worin er sich von Zeitarbeit unterscheidet.
Auf die Stellenanzeige meldet sich niemand Passendes, und der Dienstplan für die Saison muss trotzdem stehen. In dieser Lage beauftragen Betriebe einen Personalvermittler. Ob sich das rechnet, hängt davon ab, welche Arbeit er Ihnen abnimmt und welche Pflichten bei Ihnen bleiben.
Kurz gefasst: Ein Personalvermittler sucht im Auftrag eines Unternehmens geeignete Kandidaten für eine offene Stelle, prüft sie vor und begleitet die Auswahl bis zur Unterschrift. Den Arbeitsvertrag schließt das Unternehmen direkt mit der neuen Fachkraft. Der Personalvermittler wird dabei nicht Arbeitgeber der Fachkraft.
Was macht ein Personalvermittler?
Ein Personalvermittler übernimmt für ein Unternehmen einige der aufwendigsten Teile der Rekrutierung: die Suche nach Kandidaten, ihre Vorauswahl und die Abstimmung zwischen beiden Seiten. In der Fachsprache heißt diese Leistung auch Direktvermittlung, weil die Fachkraft ohne Zwischenanstellung bei einem Dritten in Ihren Betrieb wechselt.
Beteiligt sind drei Parteien. Das Unternehmen erteilt den Auftrag und legt fest, wen es sucht. Kandidaten melden sich auf Anzeigen des Personalvermittlers oder werden von ihm direkt angesprochen. Der Personalvermittler trifft eine Vorauswahl und bereitet die Kandidaten auf das Vorstellungsgespräch vor.
Neben privaten Anbietern bringt auch die Bundesagentur für Arbeit Betriebe und Arbeitsuchende zusammen. Private Personalvermittler unterscheiden sich davon unter anderem durch die aktive Suche. Sie sprechen auch Fachkräfte an, die derzeit keine neue Stelle suchen und deshalb keine Stellenanzeigen lesen.
In einem Handwerksbetrieb ohne Personalabteilung liegt die Suche beim Inhaber, zwischen Angeboten, Baustellenterminen und Buchhaltung. Wer Baustelle oder Küche selbst führt, hat für Telefoninterviews am Abend kaum Zeit.
Wie läuft eine Personalvermittlung ab?
Eine Personalvermittlung lässt sich in acht Schritte gliedern, vom Bedarfsgespräch bis zur Betreuung nach dem Arbeitsbeginn. Seriöse Anbieter halten sich in der Regel an diese Reihenfolge:
- Bedarfsanalyse – Sie beschreiben Stelle, Arbeitszeit, Lohn und Einsatzort.
- Anforderungsprofil – Der Personalvermittler hält fest, welche Qualifikationen Pflicht sind und welche verhandelbar.
- Kandidatensuche – Er schaltet Anzeigen auf Stellenportalen, durchsucht eigene Datenbanken und spricht Fachkräfte direkt an (Active Sourcing).
- Vorauswahl – Lebensläufe, Zeugnisse und Sprachkenntnisse werden geprüft, oft ergänzt durch ein erstes Fachgespräch.
- Präsentation – Sie erhalten eine Auswahl vollständiger Profile.
- Vorstellungsgespräche – Der Personalvermittler organisiert die Termine; die Entscheidung treffen Sie.
- Vertragsabschluss – Arbeitgeber und Fachkraft schließen den Arbeitsvertrag miteinander.
- Nachbetreuung – Viele Anbieter bleiben in der Einarbeitung Ansprechpartner für beide Seiten.
Den meisten Aufwand verursachen in der Praxis die Schritte drei und vier. Hier zeigt sich, was die Aufgaben eines Personalvermittlers von einer bloßen Weitergabe von Lebensläufen unterscheidet. Eine gute Vorauswahl erkennen Sie daran, dass jedes Profil die Pflichtkriterien aus dem Anforderungsprofil (Muss-Kriterien) erfüllt und Abweichungen offen benannt sind.
Was nützt ein Kandidat, der erst im Gespräch an der fehlenden Fahrerlaubnis scheitert? Solche Fehlgriffe entstehen früh. Erfahrungsgemäß passiert das schon im zweiten Schritt, wenn Pflichtkriterien und verhandelbare Qualifikationen im Anforderungsprofil nebeneinanderstehen, ohne dass jemand sie gewichtet hat. Steht die Fahrerlaubnis dort als Pflichtkriterium, scheidet der Kandidat bereits in der Vorauswahl aus.
Welche Aufgaben bleiben beim Arbeitgeber?
Beim Arbeitgeber bleibt jede Pflicht, die aus dem Arbeitsverhältnis folgt. Ein Personalvermittler kann Unterlagen vorbereiten; die rechtliche Verantwortung für Vertrag, Lohn und Anmeldung übernimmt er nicht.
| Aufgabe | Personalvermittler | Arbeitgeber |
|---|---|---|
| Anforderungsprofil | erstellt es gemeinsam mit Ihnen | liefert Angaben zu Stelle, Lohn und Arbeitszeit |
| Suche und Vorauswahl | übernimmt beides | – |
| Auswahlentscheidung | organisiert die Gespräche | entscheidet |
| Arbeitsvertrag | kann Unterlagen vorbereiten | schließt ihn ab und unterschreibt |
| Anmeldung zur Sozialversicherung | – | meldet an, in bestimmten Branchen zusätzlich per Sofortmeldung |
| Lohn, Weisungen, Arbeitsschutz | – | trägt die volle Verantwortung |
Die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV betrifft unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe sowie das Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe. In diesen Branchen muss die Meldung spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung vorliegen.
Gerade bei Fachkräften aus dem Ausland verschwimmt die Grenze zwischen Unterstützung und Verantwortung leicht, sobald der Personalvermittler beim Ausfüllen von Formularen hilft. Gegenüber Krankenkasse und Behörden haftet trotzdem der Betrieb. Halten Sie deshalb im Vermittlungsvertrag fest, welche Unterlagen der Personalvermittler liefert und welche Meldungen Sie selbst abgeben.
Worin unterscheidet sich Personalvermittlung von Zeitarbeit?
Bei der Personalvermittlung wird die Fachkraft bei Ihnen angestellt, bei der Zeitarbeit bleibt sie beim Verleiher (dem Zeitarbeitsunternehmen) angestellt und arbeitet nur auf Zeit in Ihrem Betrieb.
| Merkmal | Personalvermittlung | Zeitarbeit |
|---|---|---|
| Arbeitgeber der Fachkraft | Ihr Betrieb | Verleiher |
| Arbeitsvertrag | direkt mit Ihnen | mit dem Verleiher |
| Vergütung des Dienstleisters | Honorar für die Besetzung, meist erfolgsabhängig | Stundensatz für die gesamte Einsatzdauer, Lohn der Fachkraft inklusive |
| Erlaubnis des Dienstleisters | in Deutschland keine; Agenturen aus Polen brauchen einen Eintrag im polnischen Register KRAZ | Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit nach § 1 AÜG |
| Dauer | nach Ihrem Arbeitsvertrag | Einsatz auf Zeit |
Die Frage „Direktvermittlung oder Zeitarbeit?“ entscheidet sich an der Dauer des Bedarfs. Für eine kurzfristige Auftragsspitze kann ein Verleiher die passende Lösung sein; wer eine Stelle dauerhaft über ihn besetzt, zahlt ihm Monat für Monat einen Aufschlag auf den Lohn.
Hinzu kommt ein Punkt, der in keiner Kalkulation steht. Endet der Einsatz, geht das Wissen, das sich die Zeitarbeitskraft im Betrieb angeeignet hat, mit ihr. Mit welchen Kosten Sie in beiden Modellen rechnen müssen, zeigt der Kosten- und Nutzenvergleich von Zeitarbeit und Direktanstellung.
Was machen Headhunter und Personalberater anders?
Headhunter und Personalberater arbeiten meist für Führungs- und Spezialpositionen und werden auch für den Suchaufwand bezahlt. Üblich ist ein Retainer, klassisch in drei Raten: bei Auftragserteilung, bei Vorlage der Shortlist (der engeren Auswahl) und bei Vertragsunterschrift. Ein Headhunter spricht vor allem Beschäftigte an, die anderswo in fester Stellung sind, während ein Personalberater zusätzlich die Auswahl begleitet, von der Stellenbeschreibung bis zum Gespräch mit der Geschäftsführung. Personalvermittler besetzen dagegen eher Stellen für Fachkräfte und Facharbeiter. Ihr Honorar erhalten sie in der Regel erst bei Erfolg.
Wer bezahlt den Personalvermittler und wie viel?
Den Personalvermittler bezahlt in der Praxis das Unternehmen, das ihn beauftragt hat, meist über eine Provision, die sich nach dem Jahresgehalt der vermittelten Fachkraft richtet. Bei einem Bruttojahresgehalt von 36.000 Euro ergibt der marktübliche Satz von 20 bis 30 Prozent einen Betrag zwischen 7.200 und 10.800 Euro.
Das BGB behandelt den Auftrag an einen Personalvermittler als Maklervertrag (§§ 652 ff. BGB). Der Anspruch auf die Provision entsteht deshalb mit dem Abschluss des Arbeitsvertrags. Ob die Zahlung erst mit dem Arbeitsantritt fällig wird, regelt allein der Vertrag mit dem Personalvermittler. Prüfen Sie diese Klausel vor der Unterschrift.
Neben dem Erfolgshonorar gibt es Festpreise und Pakete, die nicht an das Gehalt gekoppelt sind. Welches Modell für Ihren Betrieb günstiger ist, hängt von der Zahl der Stellen und der Gehaltshöhe ab. Eine Übersicht über Provisionen und Abrechnungsmodelle der Personalvermittlung rechnet beide Varianten an einem Beispiel aus der Gastronomie durch.
Braucht ein Personalvermittler eine Erlaubnis?
In Deutschland braucht ein Personalvermittler keine besondere Erlaubnis: Die Erlaubnispflicht für private Arbeitsvermittlung ist am 27. März 2002 entfallen, auch für Anbieter mit Sitz im Ausland. Seitdem genügt eine Gewerbeanmeldung.
Strenger geht Polen vor. Dort darf eine Agentur nur mit Eintrag im Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia (KRAZ) vermitteln, dem staatlichen Register der Beschäftigungsagenturen. Verstöße ahndet das polnische Recht mit einer Geldstrafe. Das Register KRAZ ist öffentlich und kostenlos durchsuchbar, nach Firmenname, Steuernummer (NIP) oder Eintragsnummer.
Vorsicht ist bei Angeboten geboten, die als Vermittlung beginnen und als Zeitarbeit enden. Die Regel lautet: Vermittelt eine polnische Agentur Fachkräfte in eine Festanstellung bei Ihnen, genügt ihr KRAZ-Eintrag. Bleiben die Fachkräfte bei dem polnischen Unternehmen angestellt und arbeiten nach Ihren Weisungen in Ihrem Betrieb, braucht dieses Unternehmen eine deutsche Erlaubnis nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz. Das polnische Register ersetzt sie nicht.
Wann lohnt sich ein Personalvermittler und wann nicht?
Ein Personalvermittler lohnt sich, wenn die eigene Suche mehr Zeit und Geld kostet als seine Provision: bei schwer besetzbaren Stellen, in Betrieben ohne Personalabteilung oder bei der Suche im Ausland. Wie viel Umsatz geht verloren, wenn in der Hochsaison eine Stelle leer bleibt und Aufträge abgesagt werden? Diesen Ausfall stellen Sie der Provision gegenüber.
Die Nachteile einer Personalvermittlung zeigen sich in drei Situationen:
- Einfache Stellen – gehen auf eine Anzeige regelmäßig genug Bewerbungen ein, lohnt sich der Auftrag nicht.
- Knappes Budget – die Provision fällt auf einen Schlag an und wird nicht erstattet, wenn die Fachkraft später kündigt und der Vertrag keine Garantie vorsieht.
- Wiederkehrender Bedarf – wer jedes Jahr mehrere gleichartige Stellen besetzt, zahlt bei jedem Einzelauftrag die volle Provision und baut keine eigenen Rekrutierungskanäle auf.
Im letzten Fall prüfen Sie einen Rahmenvertrag mit festen Konditionen oder eine Rekrutierung im eigenen Haus.
Wie arbeitet ein Personalvermittler bei der Rekrutierung aus Polen?
Bei der Rekrutierung aus Polen sucht der Personalvermittler Kandidaten vor Ort und bereitet sie auf Ihren Betrieb vor. Angestellt werden sie danach direkt bei Ihnen in Deutschland.
Die Formalitäten sind überschaubar. Seit dem 1. Mai 2011 gilt für polnische Staatsangehörige die volle Arbeitnehmerfreizügigkeit, eine Arbeitserlaubnis brauchen sie nicht. Auch eine A1-Bescheinigung ist bei einer Anstellung allein in Deutschland nicht nötig; sie betrifft die Entsendung durch einen ausländischen Arbeitgeber oder eine Tätigkeit in mehreren EU-Staaten.
So arbeitet zum Beispiel Gastamo, eine im polnischen Register eingetragene Personalvermittlung (KRAZ-Nr. 27119, Markeninhaber Kapigo). Gastamo veröffentlicht Stellen auf rund 100 polnischen Stellenportalen, prüft Bewerber mit Fachgesprächen, Sprachtests und Referenzen und stellt Ihnen vollständige Profile vor. Auch die Unterlagen für den Arbeitsvertrag bereitet die Personalvermittlung vor.
Abgerechnet wird über Pakete mit einer Aktivierungsgebühr; ihr Preis hängt nicht vom Jahresgehalt der Fachkraft ab. Liegen innerhalb von 30 Tagen keine passenden Kandidaten vor, erstattet Gastamo diese Gebühr. Die Berufe, die Gastamo besetzt, listet die Seite Fachkräfte aus Polen in Direktanstellung nach Branchen auf.
Häufige Fragen zum Personalvermittler
In Deutschland darf ein privater Personalvermittler von Arbeitsuchenden eine Vergütung verlangen, nach § 296 SGB III höchstens 2.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer. Die Vereinbarung muss schriftlich sein, der Anspruch entsteht nur bei erfolgreicher Vermittlung, und Vorschüsse sind unzulässig. Für Agenturen aus Polen gilt eine strengere Regel. Das polnische Arbeitsmarktgesetz vom 20. März 2025, in Kraft seit dem 1. Juni 2025, verbietet ihnen, von vermittelten Personen andere als die gesetzlich zugelassenen Kosten zu verlangen.
Eine Personalvermittlung muss nicht in Ihrer Nähe sitzen, solange Sie die Kandidaten vor der Entscheidung kennenlernen. Vorstellungsgespräche lassen sich persönlich, telefonisch oder per Videokonferenz führen; bei Gastamo kommt bei Bedarf ein Dolmetscher dazu. Eine Personalvermittlung vor Ort kennt den regionalen Arbeitsmarkt. Bei der Suche in Polen zählt vor allem der Zugang zum polnischen Bewerbermarkt.
Ein Personalvermittler ist ein Personaldienstleister, aber nicht jeder Personaldienstleister ist ein Personalvermittler. Der Begriff Personaldienstleister fasst alle Unternehmen zusammen, die Personal vermitteln, überlassen oder bei der Auswahl beraten, also auch Verleiher und Personalberatungen. Manche Anbieter kombinieren mehrere dieser Leistungen. Fragen Sie deshalb vor dem Auftrag nach, ob Sie eine Vermittlung in Festanstellung oder eine Überlassung auf Zeit bekommen.
