Mitarbeiter aus dem Ausland einstellen: welche Berufe sich aus Polen besetzen lassen

Wer Mitarbeiter aus dem Ausland einstellen will, landet bei der Recherche fast immer beim Visum. Aufenthaltstitel, Blaue Karte, Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit, Anerkennungsverfahren. Für Bewerber aus der Europäischen Union gilt nichts davon. Ein polnischer Schweißer braucht für die Arbeit in Ihrem Betrieb weder Arbeitserlaubnis noch Aufenthaltstitel. Sein Personalausweis genügt. Diese eine Unterscheidung entscheidet, ob überhaupt ein Genehmigungsverfahren nötig ist. Wer sie kennt, spart sich den halben Behördenweg, den andere Ratgeber beschreiben. Die Suche lässt sich dann dort ansetzen, wo sie tatsächlich schwierig wird: bei der Frage, welche Berufe sich sinnvoll aus dem Ausland besetzen lassen.

Der Unterschied in einem Satz: Für Staatsangehörige der EU gilt in Deutschland uneingeschränkte Arbeitnehmerfreizügigkeit, für Polen seit dem 1. Mai 2011. Nötig sind weder Visum noch Aufenthaltstitel, und die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit entfällt ebenfalls. Zur Sozialversicherung melden Sie diese Mitarbeiter an wie jeden inländischen Beschäftigten auch.

Wann lohnt sich der Blick ins Ausland überhaupt?

Der Blick ins Ausland lohnt sich, sobald eine Stelle länger offen bleibt, als Ihre Auftragslage es verträgt. Das ist längst keine Ausnahme mehr. Die IAB-Stellenerhebung zählte für das erste Quartal 2026 rund 1,15 Millionen offene Stellen in der Gesamtwirtschaft. Der Bundesagentur für Arbeit gemeldet war davon nur etwa die Hälfte, gut 640.000. Wer sich an der gemeldeten Zahl orientiert, sieht nur die Hälfte des Wettbewerbs um Bewerber.

Die Wahrnehmung in den Betrieben deckt sich damit. In der Zusatzbefragung der ManpowerGroup zum Arbeitsmarktbarometer für das erste Quartal 2026 gaben 83 Prozent der befragten Arbeitgeber an, Stellen nur schwer besetzen zu können. Ein Jahr zuvor waren es 86 Prozent.

Die Zahl der Engpassberufe in der Analyse der Bundesagentur sinkt dabei seit 2023 von 183 über 163 auf 157 im Jahr 2025. Der Mangel konzentriert sich also auf weniger Berufe. Genau deshalb hilft der pauschale Satz „uns fehlen überall Leute“ bei der Personalplanung wenig. Für Ihre Entscheidung zählt, ob der Beruf, den Sie besetzen wollen, zu diesen Engpässen gehört.

Was heißt das für einen Betrieb mit acht Mitarbeitern? Die durchschnittliche Vakanzzeit lag zuletzt branchenübergreifend bei 162 Tagen, im Gastgewerbe bei 194 Tagen. Im Schnitt fünf Monate, in der Gastronomie über sechs. Große Unternehmen überstehen das mit Umverteilung. Ein Betrieb dieser Größe sagt in dieser Zeit Aufträge ab.

EU oder Drittstaat: was ändert sich für Sie?

Zwischen EU und Drittstaat liegt der größte Hebel im ganzen Verfahren, und er wird selten deutlich gemacht. Fast alle Ratgeber zum Thema beschreiben den Weg für Bewerber von außerhalb der Union. Das ist der aufwendige Fall, nicht der häufige.

Die letzte Zeile gilt seit Anfang 2026. Wer einen Staatsangehörigen aus einem Drittstaat mit Wohnsitz im Ausland einstellt, muss ihn spätestens am ersten Arbeitstag in Textform auf das kostenlose staatliche Beratungsangebot zum Arbeits- und Sozialrecht hinweisen. Für die Rekrutierung innerhalb der Union gilt diese Pflicht nicht.

In beiden Spalten gleich bleibt die Sozialversicherung. Nach Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EG) 883/2004 unterliegt eine Person immer nur den Rechtsvorschriften eines einzigen Mitgliedstaats. Wer bei Ihnen in Deutschland fest angestellt ist, fällt unter deutsches Sozialversicherungsrecht. Der Pass spielt dabei keine Rolle, der Beschäftigungsort schon.

Sitzt Ihr Betrieb nicht in Deutschland, verschiebt sich die Frage. Für Betriebe in Österreich gilt dieselbe Logik, weil auch dort EU-Recht greift. Die Schweiz steht formal außerhalb der Union, hat die Personenfreizügigkeit aber über das Abkommen mit der EU übernommen, sodass polnische Bewerber dort ebenfalls ohne Arbeitsgenehmigung antreten können. Ein Punkt bleibt anders: Meldeverfahren und Sozialversicherung folgen schweizerischem Recht, samt eigenen Beitragssätzen.

Welche gewerblich-technischen Berufe lassen sich aus Polen besetzen?

Gewerblich-technische Berufe mit langer Ausbildungstradition lassen sich am ehesten besetzen, solange sie in Deutschland nicht reglementiert sind. Der Standardsatz „gesucht wird alles“ hilft dabei niemandem. Nützlicher ist die Frage, in welchen Bereichen polnische Ausbildungsgänge und deutsche Anforderungsprofile zusammenpassen.

Bau und Handwerk

Hier liegt der größte Überschneidungsbereich. Gesucht werden Elektriker und Schlosser ebenso wie Maler, Tischler und Schweißer. Auf Rohbaustellen kommen Klinkermaurer, Dachdecker und Gerüstbauer dazu. Der DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 nennt für die Bauwirtschaft 49 Prozent der Betriebe mit Stellenbesetzungsproblemen. Die Wartezeiten fallen entsprechend aus: Im Aus- und Trockenbau liegt die Vakanzzeit bei rund 300 Tagen, im Hochbau bei 281.

Zwei Nachweise begegnen Ihnen dabei regelmäßig. Bei Elektrikern ist es das polnische świadectwo kwalifikacyjne, ein Qualifikationszeugnis einer bei der Regulierungsbehörde URE registrierten Prüfungskommission. Die im Umlauf befindliche Bezeichnung „SEP-Zertifikat“ meint dasselbe Dokument, denn SEP ist nur eine der bei URE registrierten Kommissionen. Bei Schweißern ist es die Prüfbescheinigung nach DIN EN ISO 9606-1, die Verfahren, Werkstoffgruppe und Geltungsdauer ausweist. Welche Gewerke wir konkret bedienen, steht auf der Seite Personal für Bau und Handwerk aus Polen.

Auf der Baustelle ist die Sprachhürde niedriger als im Kundenkontakt, weil sich Arbeitsanweisungen zeigen lassen. Das gilt für die Ausführung, nicht für die Sicherheitsunterweisung.

Industrie, Technik und Automotive

In Industrie und Metallverarbeitung sind CNC-Dreher und CNC-Fräser, Zerspanungsmechaniker, Montagearbeiter und Instandhalter gefragt. Polnische Fachschulen bilden in der spanenden Fertigung seit Jahrzehnten aus, und die Maschinenparks unterscheiden sich kaum: Steuerungen von Siemens, Fanuc oder Heidenhain stehen in Krakau wie in Stuttgart.

Auch Ingenieurprofile kommen aus Polen, etwa im Maschinen- und Fahrzeugbau, in der Elektrotechnik oder in der Bautechnik. Das Anforderungsprofil verschiebt sich dabei deutlich. Gefragt ist ein Hochschulabschluss, und ohne verhandlungssicheres Deutsch oder Englisch geht es in diesen Rollen nicht.

Wo Flurförderzeuge oder Hebezeuge im Spiel sind, lohnt der Blick auf die Bescheinigung der polnischen Aufsichtsbehörde UDT. Für Gabelstapler besteht die Pflicht seit dem 10. August 2018, für Krane und Hubarbeitsbühnen schon länger. Die Geltungsdauer steht auf dem Dokument und hängt vom Gerätetyp ab. Eine Übersicht der Profile finden Sie unter Fachkräfte für Industrie, Technik und Automotive.

Wo liegen die Chancen in Gastronomie, Logistik und Landwirtschaft?

Außerhalb von Bau und Metall verschieben sich die Kriterien. Formale Abschlüsse verlieren an Gewicht, dafür entscheiden Verfügbarkeit, Schichtbereitschaft und im Gästekontakt die Sprache.

Gastronomie und Hotellerie

Der Beruf Koch ist seit der Fachkräfteengpassanalyse 2023 als Engpassberuf eingestuft, der Status wurde 2024 bestätigt. Die Fluktuation verschärft das: Im Gastgewerbe liegt sie je nach Erhebung zwischen 60 und 70 Prozent im Jahr, das Fraunhofer IAO nennt 68 Prozent. Wer hier eine Stelle besetzt, besetzt sie oft im Folgejahr erneut.

Im Service entscheidet die Sprache stärker mit, weil der Gast Teil der Arbeitsaufgabe ist. Küche und Spülbereich funktionieren dagegen auch mit Grundkenntnissen, sofern die Einweisung sauber läuft. Dieselben Sprachanforderungen an Servicekraft und Küchenhilfe zu stellen, verlängert die Suche ohne fachlichen Grund.

Logistik, Lebensmittelindustrie und Landwirtschaft

Lagerlogistik, Kommissionierung, Produktionshilfe in der Lebensmittelverarbeitung und Saisonarbeit in der Landwirtschaft gehören ebenfalls dazu. Die Anforderungen an formale Qualifikation sind niedriger, die an Planbarkeit deutlich höher: Wer im September Erntehelfer braucht, entscheidet im Juni.

In der Lebensmittelverarbeitung kommt eine Formalie hinzu, die Betriebe gern übersehen. Vor der ersten Tätigkeit ist eine Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz erforderlich, durchgeführt vom Gesundheitsamt oder einem beauftragten Arzt. Sie gilt unabhängig von der Staatsangehörigkeit und lässt sich nicht nachreichen.

Die Landwirtschaft folgt einer eigenen Logik. Hier zählt der Kalender mehr als der Abschluss, denn das Erntefenster bei Spargel, Erdbeeren und Äpfeln ist eng. Wer denselben Personenkreis über mehrere Saisons hinweg zurückholt, spart sich die Einarbeitung jedes Jahr aufs Neue.

Was müssen Sie prüfen, bevor Sie jemanden einstellen?

Prüfen müssen Sie im EU-Fall genau drei Dinge: Identität, Qualifikationsnachweis und die Frage, ob der Beruf in Deutschland reglementiert ist. Alles Weitere entspricht einer inländischen Einstellung.

Reglementiert oder nicht, an dieser Weiche hängt der gesamte Aufwand. Die Richtlinie 2005/36/EG, geändert durch die Richtlinie 2013/55/EU, erfasst ausschließlich reglementierte Berufe. Bau- und Metallberufe gehören überwiegend nicht dazu. Für sie genügt eine fachliche Einschätzung im Betrieb.

Ein Missverständnis hält sich hartnäckig und kostet Betriebe Bewerber: die Meisterpflicht. Der Eintrag in die Handwerksrolle betrifft nach § 1 Absatz 1 in Verbindung mit § 7 Absatz 1 der Handwerksordnung den Betriebsinhaber und den Betriebsleiter, nicht den einzelnen Angestellten. Ist Ihr Betrieb eingetragen, ist die Frage für den Bewerber erledigt. Im Elektrobereich kommt die betriebliche Einstufung als Elektrofachkraft hinzu, die nach DGUV Vorschrift 3 der Unternehmer selbst vornimmt.

Die Sprache steht in keiner Prüfliste. Deutschkenntnisse sind ein Auswahlkriterium unter mehreren. Ein Zerspanungsmechaniker mit Grundkenntnissen und zehn Jahren Praxis ist für die Nachtschicht meist die bessere Wahl als ein sprachlich sicherer Quereinsteiger ohne Maschinenerfahrung. Im Service kehrt sich diese Rechnung um. Diese Abwägung nimmt Ihnen niemand ab, und sie gehört schon in die Stellenausschreibung.

Welche Unterlagen sollten Sie sich vorlegen lassen?

Im EU-Fall reicht ein knappes Bündel an Unterlagen, das sich vollständig vor dem ersten Arbeitstag beschaffen lässt. Aufwendig sind daran vor allem die letzten beiden Positionen.

• Personalausweis oder Reisepass. Er weist die Unionsbürgerschaft nach, aus der das Aufenthaltsrecht folgt; ein zusätzlicher Titel entfällt.
• Sozialversicherungsnummer. Liegt keine vor, vergibt die Deutsche Rentenversicherung sie über die Meldung der Krankenkasse.
• Steuerliche Identifikationsnummer. Ohne sie läuft der Lohnsteuerabzug über die ungünstigste Steuerklasse, und das fällt in der ersten Abrechnung auf.
• Qualifikationsnachweise mit Übersetzung. Zeugnis, Prüfbescheinigungen und Berechtigungen wie die UDT-Bescheinigung oder świadectwo kwalifikacyjne, übersetzt von einem vereidigten Übersetzer.
• Branchenspezifische Nachweise. Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz in der Lebensmittelbranche, arbeitsmedizinische Vorsorge dort, wo die Gefährdungsbeurteilung sie vorsieht.

Umgekehrt entfallen die Arbeitserlaubnis, die Zustimmung der Bundesagentur und bei Festanstellung die A1-Bescheinigung.

Wie melden Sie einen Mitarbeiter aus dem EU-Ausland an?

Ein EU-Bürger wird genauso angemeldet wie ein inländischer Beschäftigter: zur Sozialversicherung bei der Krankenkasse, zur Lohnsteuer über das ELStAM-Verfahren, in einigen Branchen zusätzlich mit einer Sofortmeldung. Gesonderte Ausländerverfahren gibt es nicht.

Drei Details entscheiden über Fristen und Formalien.

• Die Sofortmeldung. In bestimmten Branchen, darunter das Baugewerbe, verlangt § 28a Absatz 4 SGB IV die Meldung spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, nicht erst mit der nächsten Entgeltabrechnung. Kontrolliert wird das durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) bei Baustellenprüfungen.
• Die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt. Nach § 17 Absatz 1 des Bundesmeldegesetzes gilt eine Frist von zwei Wochen nach Bezug der Wohnung. Die verbreitete Annahme, EU-Bürger müssten sich erst nach drei Monaten melden, ist falsch.
• Die A1-Bescheinigung. Sie betrifft ausschließlich die Entsendung. Bei einer Direktanstellung durch Ihr deutsches Unternehmen entfällt sie, weil ohnehin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt. Was Direktanstellung sonst noch von einem Überlassungsverhältnis unterscheidet, beschreibt die Seite Vorteile der Direktanstellung gegenüber Zeitarbeit.

Kalkulatorisch ändert sich nichts. Der Arbeitgeberanteil an den Sozialabgaben liegt 2026 bei 21,15 Prozent ohne Umlagen, für polnische wie für deutsche Mitarbeiter gleichermaßen. Auch Branchenmindestlöhne gelten unverändert weiter.

Selbst suchen oder mit einer Agentur arbeiten?

Eigene Kontakte im Betrieb sind der günstigste Kanal, den Sie haben. Der zweite polnische Elektriker kommt oft über den ersten. Diese Empfehlungskette kostet Sie nichts außer Zeit, und sie endet, sobald das Netzwerk ausgeschöpft ist.

Ohne diese Kette wird es aufwendig. Reichweite brauchen Sie auf einem Arbeitsmarkt, dessen Portale und Fachschulen Sie nicht kennen. Gespräche führen Sie in einer Sprache, die Sie nicht sprechen. Und Zeugnisse beurteilen Sie, deren Bezeichnungen kein deutsches Gegenstück haben. Wie viele Stunden im Monat haben Sie dafür frei?

Der polnische Markt für Auslandsrekrutierung schrumpfte zuletzt, statt zu wachsen: 2022 traten mehr als 164.000 Personen über polnische Agenturen eine Stelle bei ausländischen Arbeitgebern an, 2023 noch 154.882. Wer wartet, konkurriert um ein kleineres Angebot.

Eine Agentur übernimmt die Vorauswahl; die Entscheidung treffen Sie. Vor der Unterschrift klären Sie die Eintragung im KRAZ-Register, den Umfang der Vorauswahl und die Vertragskonstruktion.

Die Eintragung lässt sich direkt nachschlagen, denn das staatliche KRAZ-Register ist öffentlich und ohne Anmeldung durchsuchbar. Beim Umfang der Vorauswahl geht es darum, ob jemand die Zeugnisse fachlich prüft oder nur Lebensläufe weiterreicht. Am schwersten wiegt die Vertragskonstruktion: ob am Ende ein Arbeitsvertrag zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter steht oder ein Überlassungsverhältnis mit einem Dritten.

Der Unterschied reicht über das Papier hinaus. Beim Überlassungsverhältnis bleibt der Mitarbeiter beim Verleiher angestellt, mit dessen Tarif und dessen Kündigungsfristen. Bei Gastamo ist es der Arbeitsvertrag mit Ihnen, denn wir arbeiten ausschließlich in Direktanstellung.

Häufige Fragen zur Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland