Was kostet eine Personalvermittlung? Provisionen, Modelle und ein Beispiel aus der Gastronomie

Was kostet eine Personalvermittlung?

Üblich sind 20 bis 30 Prozent des Bruttojahresgehalts der besetzten Stelle. Abgerechnet wird meist nach Erfolg: Das Honorar entsteht, wenn der Arbeitsvertrag zustande kommt. In der Praxis trägt es der Arbeitgeber.

Die Kosten einer Personalvermittlung liegen in Deutschland üblicherweise bei 20 bis 30 Prozent des Bruttojahreszielgehalts der besetzten Stelle, Boni und Sonderzahlungen eingerechnet. Abgerechnet wird meist erfolgsabhängig: Der Honoraranspruch entsteht mit dem Zustandekommen des Arbeitsvertrags. Daneben existieren Retainer- und Festpreismodelle.

Die Spanne ist breiter, als diese eine Zahl vermuten lässt. Je nach Anbieter und Schwierigkeit der Suche liegen die Sätze zwischen 15 und 35 Prozent. Am unteren Ende stehen Erfolgshonorare und plattformbasierte Modelle, am oberen das Headhunting für Führungspositionen.

Was diese Rechnung nicht enthält, ist der Vergleichswert: die Kosten der Suche, die Sie selbst führen.

Was bedeuten 20 bis 30 Prozent in der Gastronomie?

Für Küche und Service rechnet sich das anders als im Büro, weil die Gehälter niedriger und die Wechsel häufiger sind. Ein Rechenbeispiel mit realistischen Werten:

Aus 50.000 Euro Monatsumsatz erwirtschaftet ein kleiner Betrieb typischerweise 2.500 bis 5.000 Euro Gewinn. Selbst bei 5.000 Euro Monatsgewinn kostet eine einzige Kochstelle damit ein bis zwei volle Monatsgewinne. Und weil die Fluktuation im Gastgewerbe bei 60 bis 70 Prozent im Jahr liegt, bleibt es selten bei einer Besetzung pro Jahr.

Dazu kommt ein Effekt, den die Prozentrechnung verdeckt: Eine Provision von 25 Prozent entspricht bei zwölf Monatsgehältern als Bemessungsgrundlage immer drei Monatsgehältern, bei der Servicekraft ebenso wie bei der Küchenleitung. Nur trifft dieser Aufschlag in der Gastronomie auf eine Marge von fünf bis zehn Prozent.

Genau hier trennt sich die Gastronomie vom Rest des Arbeitsmarkts. Eine Provision von einem Viertel des Jahresgehalts ist verkraftbar, wenn Sie eine Stelle einmal besetzen und sie jahrelang besetzt bleibt. Bei sechs Wechseln im Zehnerteam ist dieselbe Logik nicht mehr tragfähig.

Welche Abrechnungsmodelle gibt es?

Drei Modelle sind am Markt üblich, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wann Sie zahlen und wofür.

Beim Erfolgshonorar zahlen Sie erst, wenn der Vertrag zustande kommt. Kommt keiner zustande, entstehen keine Kosten. Das klingt risikofrei und ist für den Auftraggeber auch das bequemste Modell, hat aber eine Kehrseite: Der Vermittler trägt das gesamte Risiko und wählt seine Aufträge entsprechend. Schwer zu besetzende Stellen werden dann nachrangig behandelt.

Beim Retainer wird das Honorar klassisch gedrittelt: ein Drittel bei Auftragserteilung, ein Drittel bei Präsentation der Shortlist, ein Drittel bei Vertragsunterschrift. Das bindet den Vermittler stärker an Ihren Auftrag. Üblich ist dieses Modell bei Führungspositionen.

Beim Pauschalhonorar, auch Festpreismodell genannt, ist der Preis unabhängig vom Gehalt der besetzten Stelle. Sie wissen vor Auftragserteilung, was die Suche kostet, und die Rechnung ändert sich nicht, wenn der Kandidat mehr verdient als geplant. Für Positionen mit vergleichbarem Anforderungsprofil, wie sie in der Gastronomie die Regel sind, ist das der planbarste Weg.

Gastrobetriebe interessiert vor allem das dritte Modell, weil ihr Bedarf selten einmalig ist. Wer im Jahr mehrere Stellen besetzt, zahlt beim Erfolgshonorar jedes Mal einen Prozentsatz des Jahresgehalts, beim Pauschalhonorar jedes Mal denselben Betrag.

Wovon hängt die Höhe der Provision ab?

Vier Punkte entscheiden darüber, wo Sie in der Spanne von 15 bis 35 Prozent landen und was Sie für den Satz bekommen.

Das Zielgehalt wirkt doppelt: Es ist die Bemessungsgrundlage, und höhere Gehälter gehen meist mit höheren Sätzen einher. Eine Stelle mit 60.000 Euro Jahresgehalt kostet daher nicht doppelt so viel wie eine mit 30.000, sondern eher mehr als das Doppelte.

Die Schwierigkeit der Besetzung ist der zweite Faktor. Köchinnen und Köche gelten seit der Fachkräfteengpassanalyse 2023 als Engpassberuf; die Ausgabe 2025 führt sie erneut namentlich auf und zählt insgesamt 157 Engpassberufe. Schwer zu besetzende Positionen werden regelmäßig am oberen Ende der Spanne abgerechnet.

Der dritte Faktor ist die Exklusivität. Wer den Auftrag an mehrere Agenturen gleichzeitig gibt, senkt damit nicht den Preis, sondern die Bearbeitungstiefe: Alle greifen auf denselben Kandidatenpool zu und arbeiten den Auftrag entsprechend flach ab.

Der vierte Faktor ist die Garantie. Eine lange Nachbesetzungsfrist kann das Angebot verteuern, senkt aber Ihr Risiko. Rechnen Sie beides gegeneinander, statt nur auf den Prozentsatz zu schauen.

Wer zahlt bei der Personalvermittlung?

In der Praxis zahlt der Arbeitgeber. Ein verbreiteter Irrtum ist allerdings, dass eine Agentur von Kandidaten überhaupt nichts verlangen dürfte. § 296 SGB III erlaubt eine Vergütung durch den Arbeitsuchenden, begrenzt sie aber scharf. Die Vergütung ist auf 2.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer gedeckelt, muss schriftlich vereinbart sein, wird erst nach erfolgreicher Vermittlung fällig, und Vorschüsse sind unzulässig.

Für Sie ist das ein Prüfpunkt. Eine Agentur, die von Bewerbern Vorschüsse verlangt oder über dieser Grenze abrechnet, arbeitet außerhalb des gesetzlichen Rahmens, unabhängig davon, wie günstig ihr Angebot für Sie aussieht. Anbieter aus Polen unterliegen zusätzlich dem dortigen Recht, das Zahlungen der vermittelten Person noch enger begrenzt. Verlangen Sie den Nachweis der Eintragung im polnischen Agenturregister.

Die Kosten der Vermittlung tauchen bei Ihnen als Betriebsausgabe auf, nicht beim Mitarbeiter als Abzug. Sie sind in voller Höhe abzugsfähig; die enthaltene Umsatzsteuer ist, sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, als Vorsteuer abziehbar. Führen Sie diesen Posten im Personalbudget, nicht in den Nebenkosten der Einstellung.

Prüfen Sie außerdem die Reihenfolge. Im Zweifel entsteht der Honoraranspruch mit dem Vertragsabschluss, nicht erst mit dem Arbeitsantritt. Dass erst mit dem Arbeitsantritt gezahlt wird, ist eine verhandelbare Klausel. Lassen Sie diese Klausel ausdrücklich ins Angebot schreiben, sonst tragen Sie das Risiko eines Kandidaten, der die Stelle nie antritt.

Was kostet es, selbst zu suchen?

Auch die eigene Suche ist nicht kostenlos. Für die Gastronomie sind drei Posten belegt; die letzte Tabellenzeile dient nur dem Vergleich. Ein vierter Posten lässt sich nicht beziffern.

Die zweite Zeile enthält die erste: Die Einarbeitung ist Teil der Gesamtkosten einer Neueinstellung, kein zusätzlicher Posten. Diese Kosten fallen an, bevor überhaupt jemand produktiv arbeitet, und zwar unabhängig davon, ob Sie eine Agentur beauftragen oder selbst suchen.

Der teuerste Posten ist erfahrungsgemäß die Vakanzzeit, und sie taucht in keiner Rechnung auf. Gut sechs Monate lang muss die Schicht anders abgedeckt werden: durch Überstunden, durch verkürzte Öffnungszeiten oder durch abgelehnte Reservierungen. Was das im Deckungsbeitrag kostet, hängt vom Betrieb ab und übersteigt schnell die Provision, um die es hier geht.

Nicht beziffern lässt sich der vierte Posten: die Suche, die zu keiner Besetzung führt. Anzeigen, Sichtung, Gespräche, Absagen. Diese Kosten fallen an, ob Sie jemanden finden oder nicht, und sie wiederholen sich bei jedem Anlauf.

Allein die bezifferbaren Posten bringen die eigene Suche für eine einzige Stelle in den vierstelligen Bereich, ohne dass ein Honorar geflossen wäre. Wann haben Sie diese Summe zuletzt für eine offene Stelle aufgeschrieben? Der Vergleich mit einer Provision fällt damit anders aus als auf den ersten Blick.

Provision oder Festpreis: Was ist für einen Gastrobetrieb günstiger?

Wichtiger als der Preis allein ist seine Planbarkeit. Eine Provision wächst mit dem Gehalt der besetzten Stelle. Ein Festpreis fällt ebenfalls je Besetzung an, bleibt aber gehaltsunabhängig gleich hoch.

Wie groß der Abstand ist, zeigt der Vergleich am Beispiel eines Kochs mit 2.500 Euro brutto im Monat:

Die Modelle sind nicht deckungsgleich: Eine Provision von 20 bis 30 Prozent bezahlt die Suche auf dem deutschen Bewerbermarkt, das Festpreismodell die Rekrutierung aus Polen samt Formalitäten und Sprachabgleich. Wer beides vergleicht, sollte den Leistungsumfang mitlesen.

Bei Gastamo startet die Direktanstellung im Paket BASIC mit einer Aktivierungsgebühr von 795 Euro, zu der nach dem ersten Monat eine einmalige Provision in derselben Höhe kommt. Wer über zwei Jahre keine Provision zahlen will, wählt PREMIUM mit einer Aktivierungsgebühr von 1.895 Euro. In beiden Paketen gilt: Findet sich innerhalb von 30 Tagen kein passender Kandidat, wird die Gebühr zurückerstattet. Eine vollständige Übersicht bietet die Seite Pakete und Preise für polnische Mitarbeiter.

Ob sich der Unterschied für Sie rechnet, hängt innerhalb desselben Leistungsumfangs weniger vom einzelnen Fall ab als von der Zahl der Besetzungen im Jahr. Bei einer Stelle jährlich ist die Differenz spürbar, aber verkraftbar. Kommt es zu sechs Wechseln im Zehnerteam, wie die Fluktuationsrate der Branche nahelegt, entscheidet das Abrechnungsmodell darüber, ob Personalsuche ein laufender Kostenblock bleibt oder ein planbarer Posten wird.

Neben dem Preis unterscheidet sich auch, was Sie am Ende bekommen: einen eigenen Arbeitsvertrag statt einer Überlassung auf Zeit. Welche Folgen das für Weisungsrecht, Kündigungsschutz und Kosten hat, steht auf der Seite zu den Vorteilen der Direktanstellung gegenüber Zeitarbeit.

Woran erkennen Sie ein seriöses Angebot?

Vier Punkte lassen sich vor der Unterschrift prüfen, und keiner davon lässt sich am Preis allein ablesen.

Erstens die Rechnungsstellung. Wer zahlt, wann und wofür genau. Ein Angebot, das die Bemessungsgrundlage der Provision nicht benennt, ist keins.

Zweitens die Garantie. Es zählt, wie oft sie greift: Manche Anbieter besetzen einmal nach, andere unbegrenzt innerhalb der Frist. Der Unterschied entscheidet darüber, ob Sie beim zweiten Fehlversuch wieder von vorn zahlen.

Drittens die Registrierung. Agenturen aus Polen müssen im dortigen Register für Arbeitsagenturen eingetragen sein; die Einträge sind öffentlich einsehbar.

Viertens der Umgang mit Kandidaten. Fragen Sie, wie die Auswahl abläuft und wie viele Profile Sie erhalten. Eine Agentur, die auf diese Fragen ausweicht, hat entweder keinen Prozess oder keine Kandidaten.

Fragen Sie außerdem, wer die Kosten trägt, wenn ein Kandidat nach zwei Wochen nicht mehr erscheint. Und welche Unterlagen Sie vor dem Gespräch bekommen, in welcher Sprache. Wer darauf konkret antwortet, hat den Prozess schon oft durchlaufen.

Eine günstige Vermittlung, die monatelang niemanden liefert, verlängert Ihre Vakanz. Die liegt im Gastgewerbe ohnehin bei durchschnittlich 194 Tagen.

Häufige Fragen zu den Kosten der Personalvermittlung